Excel suele ser la herramienta esencial elegida por las empresas para organizar la información de sus empleados en el área de Recursos Humanos: horarios, vacaciones, pagos, horas extra, permisos y otros datos pueden llevarse inicialmente en una hoja de cálculo.
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Excel vs Software de Recursos Humanos: ¿Por qué la herramienta integral está venciendo a las viejas planillas?
La digitalización transforma la gestión de Recursos Humanos en Argentina: más empresas abandonan las planillas y apuestan por herramientas integrales.
Para una empresa pequeña y con procesos sencillos, puede funcionar bien durante un tiempo. El reto aparece cuando esa misma se duplica: con esto comienzan a surgir cientos de archivos, versiones distintas, fórmulas difíciles de mantener y tareas manuales que dependen a veces de una sola persona.
Responder a la pregunta de ¿cuándo una empresa debe dejar de usar Excel? No debe responderse a partir de la cantidad de colaboradores que tenga, sino más bien del nivel de complejidad que ha alcanzado su gestión documental.
Si bien Excel puede ser útil, sobre todo en los inicios de la gestión documental y sobre todo para empresas pequeñas, sólo es una herramienta ágil para los procesos básicos.
Por ejemplo, Excel puede ayudar a registrar datos de empleados, organizar horarios, llevar un control inicial de vacaciones, calcular horas trabajadas y preparar reportes sencillos. Pero los problemas reales con Excel comienzan cuando en lugar de facilitar el trabajo, la herramienta “comienza a generar más trabajo”.
Cuando las empresas comenzaron a analizar cuánto tiempo de trabajo invertían en: buscar información, copiar datos entre archivos, revisar fórmulas, resolver diferencias entre cierres de planilla; comprendieron que la herramienta comenzaba a ser obsoleta, y buscaron alternativas digitales para ganar productividad.
La limitación de Excel vs la multiplicidad de variables de un Software
La diferencia principal no está solo en dónde se guardan los datos, sino en qué puedes hacer con ellos.
¿Cómo saber cuándo dejar Excel?
Cuando copiar datos entre planillas, revisar fórmulas, buscar información o preparar los mismos reportes se vuelve una tarea frustrante, ese es el momento ideal para probar un software de RRHH.
También es una buena señal si necesitas ordenar más procesos como:
- Control de asistencia y marcación de empleados.
- Horarios y turnos.
- Vacaciones, permisos e incapacidades.
- Horas extra, atrasos y ausencias.
- Expedientes de empleados.
- Planillas o nómina.
- Reportes de Recursos Humanos.
¿Qué empresas en Argentina han dejado de usar planillas de Excel?
Grupo Terralogic S.A. (empresa de transporte en Mendoza) | Comenzó a utilizar en 2024 el software Yam Capital Humano para la gestión de una nómina de más de 160 empleados. Al principio, se utilizó más que nada en la gestión documental, para luego aprovechar muchas más opciones de optimización para la digitalización y entrega de recibos de sueldo, control horario, sanciones, (entre otros). La ganancia que encontró la institución en la implementación de este sistema fue sobre todo la centralización de la gestión de una diversidad de procesos en una misma plataforma, volviéndola mucho más ágil.
Farmacias del Puente (empresa líder en el rubro farmacéutico en Mendoza) | Comenzó a utilizar Yam Capital Humano para agilizar los procesos de manera digital toda la información y novedades de personal, dejando de lado completamente las planillas de Excel, ya que el software genera mayor certeza a la hora de la toma de decisiones.
Ferroglobe Argentina | La empresa lleva años utilizando Yam. Abandonar las planillas de Excel y reemplazarlas por el software generó una ganancia en eficiencia en la gestión de personas a nivel general, reduciendo notablemente los errores manuales.
La conclusión es clara: el desafío no es simplemente dejar de usar Excel, sino dejar de depender de procesos manuales que consumen tiempo y aumentan el riesgo de errores. Las empresas que ya dieron ese paso encontraron en la digitalización una forma de centralizar información, automatizar tareas y tomar decisiones con mayor rapidez y certeza.
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Por Mariano Wiunkhaus, Analista de Marketing de Gestión Capital Humano.